Otázka „koľko to bude stáť“ je pri informačnom systéme tá jednoduchšia. Ťažšia je otázka „vráti sa nám to“ — a práve na nej sa rozhodovanie najčastejšie zasekne.
Dobrá správa je, že si na ňu viete odpovedať sami, bez dodávateľa a bez tabuľky od konzultanta. Potrebujete na to hodinu a znalosť vlastnej firmy.
Tento článok je o tom, ako sa návratnosť počíta, kde vznikajú náklady, s ktorými sa dopredu neráta, a kedy vyjde, že sa investícia neoplatí. Ak hľadáte skôr popis toho, čo systém obsahuje a koľko stojí, pozrite si informačný systém na mieru.
Krabicový systém vás núti prispôsobiť sa
Hotový informačný systém je vždy priemer. Jeho autor sa musel trafiť do potrieb stoviek firiem naraz, takže obsahuje najmenší spoločný menovateľ ich procesov. Čím je firma bežnejšia, tým lepšie sadne. Čím viac má vlastných postupov, tým viac sa bude musieť ohýbať.
Ohýbanie má konkrétnu podobu. Vyzerá napríklad takto:
- Objednávka má stav, ktorý vo vašej firme neexistuje, tak sa používa na niečo iné a všetci vedia, čo to v skutočnosti znamená.
- Do poznámky sa píše informácia, ktorá by mala byť samostatným poľom — a preto sa podľa nej nedá filtrovať ani vyhodnocovať.
- Časť procesu prebieha mimo systému, lebo systém ju nepodporuje. Zvyčajne v tabuľke, o ktorej vie jeden človek.
Každá takáto výnimka je drobnosť. Spolu tvoria tichý náklad, ktorý sa nikde nevykazuje — čas navyše, chyby z prepisovania a znalosť uzavretú v hlavách konkrétnych ľudí. Keď taký človek odíde, odíde s ním aj časť procesu.
Kde vznikajú náklady, s ktorými sa nepočítalo
Porovnanie ceny hotového a vlastného riešenia vyzerá na prvý pohľad jednoznačne. Licencia stojí zlomok toho, čo vývoj. Rozdiel sa ale prejaví až v čase.
Licencie rastú s firmou. Cena za používateľa je pri desiatich ľuďoch zanedbateľná. Pri sto je to položka, ktorú riešite každý rok znova. A rastie aj vtedy, keď funkcionalita ostáva rovnaká.
Moduly sa dokupujú. To, čo v ponuke vyzeralo ako súčasť systému, býva samostatne spoplatnené rozšírenie. Zistí sa to zvyčajne až pri nasadzovaní.
Úpravy sú drahšie než vývoj. Zmena v cudzom systéme znamená zásah do produktu, ktorý dodávateľ predáva aj ostatným. Musí ju navrhnúť tak, aby nerozbila nikoho iného, otestovať na všetkých konfiguráciách a udržiavať pri každej ďalšej verzii. Preto stojí násobne viac než rovnaká zmena vo vašom vlastnom kóde — a preto sa na ňu často čaká mesiace.
Integrácie sa platia zvlášť. Prepojenie na e-shop, banku, dopravcu či účtovníctvo býva doplnková služba. Niekedy existuje, niekedy nie.
Keď sa tieto položky spočítajú za päť rokov, rozdiel oproti vlastnému riešeniu sa výrazne zmenší. Pri firmách so špecifickými procesmi sa často otočí úplne.
Čo znamená „na mieru“ v praxi
Systém na mieru neznamená, že sa všetko píše od nuly. Znamená, že rozhodnutia o tom, ako sa systém správa, robíte vy — nie dodávateľ produktu, ktorý vás nikdy nevidel.
V praxi to prináša štyri veci.
Procesy ostanú vaše. Systém sa prispôsobí tomu, ako firma reálne funguje. Ak máte postup, ktorý vám dáva konkurenčnú výhodu, nemusíte ho zahodiť len preto, že ho softvér nepozná.
Žiadne licenčné poplatky. Dielo je vaše. Rozšírenie na ďalších päťdesiat ľudí alebo na sesterskú firmu je otázka nasadenia, nie novej faktúry.
Integrácia je súčasťou zadania. Prepojenie na existujúce nástroje sa nerieši ako výnimka, ale ako bežná požiadavka.
Systém rastie s firmou. Nová pobočka, nový typ zákazky či nová legislatíva sú zmeny, ktoré viete objednať a naplánovať — nie čakať, kým ich dodávateľ zaradí do roadmapy.
Kedy sa vlastný systém neoplatí
Bolo by nepoctivé tvrdiť, že riešenie na mieru je vždy lepšia voľba. Nie je.
Ak potrebujete štandardné účtovníctvo, mzdy alebo registratúru, kupujte hotový produkt. Ide o oblasti, kde je postup daný zákonom, mení sa každý rok a dodávateľ špecializovaného softvéru tie zmeny sleduje za vás. Vyvíjať si vlastné mzdy je takmer vždy chyba.
To isté platí pre procesy, v ktorých nie ste ničím výnimoční. Ak vaša evidencia dochádzky vyzerá presne ako v tisíckach iných firiem, nemá zmysel platiť za jej naprogramovanie.
Rozumná deliaca čiara vyzerá takto: štandardné a legislatívou dané oblasti kúpte, jadro svojho podnikania si dajte postaviť. Kombinácia oboch, prepojená integráciou, býva v praxi najlacnejšia.
Druhý dôvod na opatrnosť je kapacita na vašej strane. Systém na mieru vzniká z rozhovorov s ľuďmi, ktorí procesy poznajú. Ak firma nemá koho na tieto rozhovory uvoľniť, výsledok bude presne taký nepresný, ako boli podklady.
Ako sa počíta návratnosť
Návratnosť sa nedá seriózne odhadnúť z ceny softvéru. Dá sa odhadnúť z času, ktorý sa ušetrí.
Postup je jednoduchý a zvládnete ho aj bez dodávateľa:
- Vyberte tri až päť činností, ktoré sa vo firme opakujú denne alebo týždenne — prepisovanie objednávok, ručné zostavovanie výkazov, dohľadávanie stavu zákazky.
- Odhadnite, koľko času na ne padne za mesiac. Nie ideálne, ale reálne, aj s prerušeniami.
- Vynásobte hodinovou sadzbou ľudí, ktorí ich robia.
- Odhadnite, akú časť z toho vie systém odstrániť. Buďte konzervatívni — polovica je slušný výsledok.
To, čo vyjde, je mesačná úspora. Cena systému delená touto sumou je počet mesiacov do návratnosti. Ak vám vyjde číslo do dvoch rokov, projekt zvyčajne dáva zmysel.
Do výpočtu sa nezmestia veci, ktoré sa ťažko vyčíslia, no v praxi bývajú najcennejšie: prehľad o tom, čo sa vo firme deje, menej chýb voči zákazníkom a schopnosť odpovedať na otázku „ako sme na tom“ za minútu namiesto za deň.
Vlastníctvo kódu a čo znamená v praxi
Pri hotovom systéme je závislosť na dodávateľovi súčasťou obchodného modelu. Nie je to nič nekalé — len treba vedieť, čo z toho vyplýva.
Ak dodávateľ zvýši ceny, nemáte veľa možností. Ak zmení smerovanie produktu a zruší funkciu, ktorú používate, prispôsobíte sa. Ak skončí alebo ho niekto kúpi, riešite migráciu na niečo iné — a to je vždy drahšie a bolestivejšie než pôvodné nasadenie. Pri systéme, na ktorom stojí prevádzka firmy, je to riziko, ktoré sa neoplatí podceniť.
Pri riešení na mieru je situácia iná, ale len vtedy, ak je vlastníctvo zdrojového kódu ošetrené v zmluve. Bez toho môžete mať systém postavený presne na svoje procesy a napriek tomu byť rovnako uzamknutý.
Keď kód patrí vám, vzniká reálna alternatíva: nespokojnosť s dodávateľom sa dá riešiť výmenou tímu, nie výmenou systému. Nie je to zadarmo — nový tím potrebuje čas na zorientovanie — ale je to o rád lacnejšie než začínať odznova. Už samotná existencia tejto možnosti mení charakter vzťahu.
S vlastníctvom kódu súvisia dve praktické veci, na ktoré sa zabúda. Prvou je prístup k dokumentácii a prostrediam — samotný kód bez postupu, ako sa nasadzuje, má obmedzenú hodnotu. Druhou sú dáta: mali by ste vedieť, ako sa dostanú von v použiteľnom formáte, a nemalo by to byť platené rozšírenie.
Čo systém prinesie navyše k úspore času
Úspora času je najviditeľnejší prínos, ale zvyčajne nie najväčší. Ten sa dostaví, keď firma prvýkrát získa dáta, ktoré predtým nemala.
Reporting prestane byť projektom. Kým sú údaje rozsypané po tabuľkách, otázka „koľko nás stála táto zákazka“ znamená pol dňa dohľadávania. So systémom je to filter. Rozdiel nie je v ušetrenom čase, ale v tom, že sa takéto otázky začnú klásť pravidelne — a rozhodnutia sa robia na základe čísel, nie dojmov.
Vidno úzke miesta. Keď každý krok procesu nesie časovú pečiatku, dá sa zmerať, kde zákazky stoja. Býva to inde, než sa čakalo.
Chyby voči zákazníkom klesnú. Nie preto, že by ľudia začali byť pozornejší, ale preto, že systém nedovolí potvrdiť termín, ktorý sklad nepokryje.
Zaškolenie nového človeka sa skráti. Postup je zapísaný v systéme, nie v hlave kolegu, ktorý má práve dovolenku.
Ako to pokračuje po nasadení
Nasadením projekt nekončí a je poctivé s tým počítať v rozpočte.
Prvé týždne po spustení sú najintenzívnejšie. Ukáže sa, čo sa v analýze prehliadlo, ktoré obrazovky sa používajú inak, než sa čakalo, a kde treba proces doladiť. Toto nie sú chyby, ale normálna súčasť zavádzania — počítajte s rezervou na úpravy hneď po spustení.
Ďalej systém potrebuje bežnú údržbu: aktualizácie knižníc kvôli bezpečnosti, prispôsobenie legislatívnym zmenám a občasné opravy. Pri vlastnom riešení je to položka, ktorú viete plánovať a v pokojnom období aj obmedziť. Rozumný odhad na priebežnú údržbu sa pohybuje v jednotkách percent obstarávacej ceny ročne — a je to náklad, ktorý máte pri hotovom systéme tiež, len sa volá podpora.
Čo býva najväčším prekvapením
Firmy, ktoré si nechajú postaviť systém prvýkrát, prekvapia zvyčajne dve veci.
Analýza je hodnotnejšia než samotný kód. Pri mapovaní procesov sa takmer vždy zistí, že niektoré kroky existujú len zo zvyku, dva útvary vedú tú istú evidenciu dvakrát a schvaľovanie prebieha inak, než si vedenie myslí. Časť úspor vznikne ešte predtým, než sa napíše prvý riadok. Preto kvalitná analýza tvorí podstatnú časť obstarávacej ceny — a preto je najhoršie miesto, kde šetriť.
Migrácia dát je väčšia práca, než sa čaká. Roky nazbierané záznamy sú takmer vždy nekonzistentné: rovnaký zákazník trikrát pod inou skratkou, chýbajúce IČO, dátumy v troch formátoch. Vyčistenie a prevedenie týchto dát býva samostatná časť projektu. Kto s ňou nepočíta, posunie si termín nasadenia.
Ako začať bez veľkého rizika
Najčastejšia chyba je začať veľkým projektom, ktorý má naraz nahradiť všetko. Také zadanie sa ťažko odhaduje, dlho trvá a prvý použiteľný výsledok príde neskoro.
Lepší postup je zúžiť prvý krok:
- Vyberte jednu oblasť, kde to najviac bolí — zvyčajne tú, o ktorej sa najviac hovorí na poradách.
- Nechajte si na ňu spraviť analýzu a návrh. Výstupom má byť prototyp, na ktorom si viete kliknúť, ako to bude fungovať.
- Nasaďte prvú časť do prevádzky a nechajte ju používať reálnym ľuďom.
- Až potom rozhodujte o ďalšom rozšírení — už s vedomím, ako sa s dodávateľom spolupracuje.
Takto viete po niekoľkých týždňoch, či ste si vybrali správne, a rozhodnutie o zvyšku robíte na základe skúsenosti, nie prezentácie.
Ak zvažujete, či má systém na mieru zmysel práve pre vás, prvým krokom nemusí byť objednávka. Stačí prejsť procesy s niekým, kto ich vie zmapovať a povedať vám aj to, že sa oplatí kúpiť hotové riešenie. Napíšte nám a pozrieme sa na to spoločne. Ako celá spolupráca prebieha krok za krokom, sme popísali v časti implementácia.