Informačný systém na mieru
Väčšina firiem nezačína informačným systémom. Začína tabuľkou.
Potom pribudne druhá, na sklad. Tretia na dochádzku. Chvíľu to funguje — dovtedy, kým prestane byť jasné, kde sú správne dáta. Obchodník sľúbi termín podľa skladu, ktorý sa aktualizuje raz denne. Účtovníčka prepisuje tie isté údaje tretíkrát.
Programujeme firemné informačné systémy na mieru — jedno miesto, kde sú zákazky, sklad, dokumenty aj výkazy, postavené podľa toho, ako vaša firma skutočne funguje. Nie podľa toho, ako to má vymyslené dodávateľ krabicového riešenia.
Čo systém obvykle pokrýva
Rozsah určuje analýza — nikdy nestaviame všetko naraz. Toto sú oblasti, ktoré v systémoch riešime najčastejšie:
- Zákazky a ich priebeh.Stav každej zákazky naprieč oddeleniami, s časovými pečiatkami, z ktorých sa dá zistiť, kde sa práca zastavuje.
- Obchod a evidencia dopytov.Od dopytu cez ponuku po objednávku a kontrolu, či bola naozaj vybavená.
- Sklad a materiál.Skutočné stavy, rezervácie a podklady pre kalkuláciu nákladov.
- Výroba a odvádzanie práce.Sledovanie zákazky v prevádzke vrátane čiarových kódov a evidencie odvedenej práce.
- Schvaľovanie a interná agenda.Žiadanky, dovolenky, faktúry — s auditným záznamom, kto čo a kedy schválil.
- Výkazy a podklady pre fakturáciu.Vyúčtovanie priamo z toho, čo sa reálne udialo, nie z ručne zostavovanej tabuľky.
Ako to vyzerá v praxi
Pre reklamnú agentúru GRYF sme od roku 2012 digitalizovali chod celej firmy — vedenie, kontroling, obchod, distribúciu aj fakturáciu. Systém spravuje viac než 10 000 reklamných plôch, denne ho používa vyše 40 ľudí a chybovosť podľa klienta klesla takmer na nulu.
Pre Pomoc Motoristom systém pokrýva celý priebeh škodovej udalosti — od zdokumentovania nehody cez zapožičanie náhradného vozidla po hlásenie poisťovni a fakturáciu. Používa ho vyše 50 ľudí v nonstop prevádzke.
Celé príbehy sú v prípadových štúdiách GRYF a Pomoc Motoristom.
Kedy sa vlastný systém neoplatí
Ak potrebujete štandardné účtovníctvo, mzdy alebo registratúru, kupujte hotový produkt. Postup je daný zákonom, mení sa každý rok a špecializovaný dodávateľ tie zmeny sleduje za vás. Vyvíjať si vlastné mzdy je takmer vždy chyba.
Rozumná deliaca čiara: štandardné oblasti kúpte, jadro svojho podnikania si dajte postaviť a oboje prepojte integráciou. Táto kombinácia býva v praxi najlacnejšia.
Ako si spočítať, či sa vám investícia vráti, sme rozobrali v článku Ako spočítať návratnosť informačného systému.
Koľko stojí informačný systém
Od 8 000 do 50 000 € a viac. Rozpätie je široké, pretože „informačný systém“ znamená pri päťčlennej firme niečo iné než pri stovke ľudí v troch smenách.
Cenu určuje počet modulov, množstvo integrácií na existujúce nástroje a rozsah migrácie historických dát — tá býva väčšia práca, než sa čaká. Naopak počet používateľov cenu nezvyšuje, licenčné poplatky za používateľov u nás neexistujú.
Nemusíte objednávať celý systém naraz. Vyberte oblasť, kde to najviac bolí, a nechajte si na ňu spraviť analýzu a návrh riešenia od 900 €. Dostanete odhad, ktorý stojí na zmapovanom procese.
Najčastejšie otázky
Aký je rozdiel medzi informačným systémom na mieru a krabicovým riešením?
Krabicový systém je priemer navrhnutý pre stovky firiem naraz, takže sa mu musíte prispôsobiť. Systém na mieru sa prispôsobí vám — vrátane postupov, ktoré vás odlišujú od konkurencie. Rozdiel sa najviac prejaví pri prvej požiadavke na zmenu.
Musíme nahradiť všetky súčasné systémy naraz?
Nie a neodporúčame to. Vyberte oblasť, kde to najviac bolí, nechajte si na ňu spraviť analýzu a nasaďte prvú časť do prevádzky. O rozšírení sa potom rozhodujete na základe skúsenosti, nie prezentácie. Účtovníctvo či mzdy sa navyše zvyčajne oplatí ponechať na špecializovanom produkte a len ho integrovať.
Čo sa stane s našimi doterajšími dátami?
Prevedieme ich do nového systému. Migrácia býva väčšia práca, než sa čaká — roky nazbierané záznamy sú takmer vždy nekonzistentné, ten istý zákazník je vedený pod viacerými skratkami a dátumy v rôznych formátoch. Preto ju plánujeme ako samostatnú časť projektu.
Platíme licencie za používateľov?
Nie. Dielo je vaše vrátane zdrojového kódu, takže rozšírenie na ďalších ľudí alebo na sesterskú firmu je otázka nasadenia, nie novej faktúry. Priebežná údržba sa spravidla pohybuje v jednotkách percent obstarávacej ceny ročne.
Máte záujem o spoluprácu?
Napíšte nám