Definovanie firemných procesov

je jedným z hlavných faktorov, ktorý rozhoduje o tom či sú jasné, zrozumiteľné a prvotne funkčné, alebo vnášajú do spoločnosti nejasnosti, interpretujú neriadený chaos a vytvárajú tak prekážku pre rozvoj firmy. Proces výberu informačného systému či vybavenia spoločnosti softwarom na manažment firemných procesov môžete realizovať viacerými spôsobmi. My bližšie rozoberieme dva najtypickejšie a to:

  • Vývoj software na mieru
  • Kúpa hotového balíkového riešenia

Hlavné otázky, ktoré by ste si mali položiť sú:

  • Aké sú medzi nimi rozdiely?
  • Je jedna z možností pre mňa vhodnejšia ako tá druhá?
  • Čo získam pri implementácii na mieru vytvoreného informačného systému?
  • ...

Pre názornú ukážku sme pripravili 8 hlavných benefitov, ktoré zaručene prinesú mimoriadny prínos vďaka investícii do vývoja software na mieru. Prehľadné porovnanie jednotlivých výhod a nevýhod, vlastností a možností pre oba spôsoby obstarania. Veľmi dobre zvážte výber software a taktiež spoločnosť, s ktorou sa púšťate do riešenia tejto problematiky. Nespoliehajte sa iba na svoje znalosti, ale oslovte širšie spektrum spoločností, vykonajte si prieskum a na základe informácií sa rozhodujte.

Rozdiely medzi vývojom software na mieru a obstaraním balíkového riešenia?

Balíkový Software

Balíkový či komerčný software je typ softvéru, ktorý sa predáva širokej verejnosti za pevne stanovené cenníkové ceny. Zvyčajne obsahuje „balík“ funkcionalít a modulov, ktoré sú naprogramované pre využitie a potreby širšieho okruhu podnikov a firiem. Štandardne sa skladá zo základného setu modulov a ďalších rozšírení, ktoré si je možné dodatočne zakúpiť a implementovať. Prispôsobenie balíkového softvéru na mieru konkrétnym a špecifickým potrebám firmy však môže byť problematické, pretože nie každý dodávateľ to umožňuje – a ak aj áno, môžu s tým byť spojené vysoké náklady. Dobrým príkladom takéhoto typu softvéru je notoricky známy Microsoft Office, ktorý obsahuje mnoho balíkových nástrojov ako napríklad Word, Excel, Access, Power Point a podobne.

Software na mieru

Software na mieru alebo software na zákazku je to najlepšie čo môže klient dostať bez kompromisov, ohýbaní firemných procesov, prispôsobovaniu sa už existujúcej funkcionalite pričom je základnou myšlienkou zlepšiť, zveľadiť a zrýchliť firemné procesy na čo najprijatelnejšiu úroveň.

Tento typ software obsahuje iba funkcionality, ktoré sú skutočne potrebné a klientom vyžiadané. Používateľské rozhranie a spôsob práce so softvérom je prispôsobený pracovným postupom a procesom firmy či podniku.

Výhody vývoja software na mieru podľa požiadaviek klienta

Vývoj software prináša množstvo konkurenčných výhod a posúva spoločnosť v pred viac než si myslíte.

  • Software šitý presne na mieru podľa potrieb klienta — Každá spoločnosť má svoje špecifické potreby, interné procesy, produkty a služby, ktoré sa môžu značne odlišovať od iných firiem podnikajúcich v rovnakej branži. Z tohto dôvodu je pre mnohé z nich ťažkopádne prispôsobovať svoje už zabehnuté procesy systému prace a terminológií komerčných balíkových softwarov. V praxi sa často stretávame s klientmi, ktorí celé roky používajú zastaraný, nemoderný software, ktorý ich firmu doslova brzdí v pokroku, v optimalizácií procesov. Vytvára tak zbytočnú „manuálnu“ rutinnú prácu a v konečnom dôsledku aj nepotrebnú finančnú záťaž. Niektorí klienti doslova prispôsobili postupy práce a firemné procesy softvéru, ktorý používajú. Vývoj software na zákazku sa riadi krédom: „Neprispôsobujte firmu softwaru, ale software firme“. Software je nástroj, ktorý má slúžiť firme. Nemalo by to byť opačne. Pri vývoji software na zákazku sa na rozdiel od balíkového softvéru vybuduje partnerský vzťah medzi klientom a dodávateľom softvéru. Jednou z výhod, ktoré prináša je napríklad dedikovaný tím vývojárov, ktorý na vašom softwari pracujú, dobre ho poznajú a sú schopní efektívnejšie a rýchlejšie jednotlivé požiadavky zapracovávať.
  • Vlastníkom software je klient — Pri vývoji software na mieru sa stáva jeho výhradným vlastníkom koncový užívateľ, teda vy či vaša spoločnosť. Pri podpise zmluvy so softwarovým dodávateľom je potrebné sa uistiť, že je táto klauzula zakomponovaná v zmluve o dielo, treba však myslieť aj na to, že autorský zákon chráni aj práva výrobcu. Všetky rozhodnutia súvisiace so softvérom a jeho budúcnosťou sú iba na vlastníkovi, na rozdiel od komerčného softvéru. Software je plne pod kontrolou klienta a ten definuje, aké nástroje a funkcionality skutočne potrebuje a očakáva. Je možné začať v malom a nechať vyvinúť len základné funkcionality, ktoré pomôžu firme rásť. Vhodne navrhnutý software na mieru bude možné v budúcnosti škálovať a pohodlne rozširovať – prirodzene, s rastom spoločnosti, v ktorej je software implementovaný.
  • Výrazná zmena business procesov a produktivity — Keďže je vývoj software na mieru značnou počiatočnou investíciou, je len rozumné si položiť otázku: Aká je jej návratnosť a aký úžitok v skutočnosti prinesie? Úlohou softwaru ako takého je automatizovať a urýchliť čo najviac manuálnej, rutinnej práce, operatívy, zefektívniť činnosti, pracovné postupy či zvýšiť predaje. Efektívne navrhnutý software môže ušetriť náklady v podobe pracovnej sily, napríklad znížiť počet zamestnancov, ktorý boli potrební na zabezpečenie chodu operatívnych úloh, ako napríklad zákaznícky servis. Takisto dokáže znížiť chybovosť pri rôznych úkonoch v dôsledku ľudského faktora. Môže získať nových zákazníkov, odbremeniť frustrovaných zamestnancov od rutinných úloh či umožniť lepšie spravovať zdroje spoločnosti. Okrem toho, vďaka software na zákazku môže klient získať cenné analytické dáta, ktoré mu pomôžu ďalej zefektívňovať pracovné postupy a procesy spoločnosti a v neposlednom rade ušetriť čas, ktorý je možné prerozdeliť a investovať do činností, ktoré firme prinášajú zisk. Čas je najväčšou komoditou, ktorou disponujeme a najmä – čas sú peniaze. Každý podnik či podnikateľ chce svoj čas využívať efektívne a sústrediť ho na biznis a nie na zbytočnú rutinnú operatívnu.
  • Maximálna miera bezpečnosti vďaka kontrole nad dátami — Každý software je potrebné dôkladne zabezpečiť pred možným zneužitím zo strany hackerov a podvodníkov. Komerčný software je k dispozícií širokému publiku, čo sa môže na jednej strane javiť ako výborne, pretože si jeho používateľská komunita môže zdieľať užitočné informácie, rady, tipy ako so softwarom lepšie pracovať, avšak môže to slúžiť ako dvojsečná zbraň. Samozrejme, je dôležité aby dodávateľ softvéru na zákazku pri jeho vývoji postupoval podľa osvedčených bezpečnostných postupov a štandardov. Je ideálne, ak softwarový dodávateľ disponuje certifikátom, ktorý dokazuje, že spĺňa bezpečnostné štandardy a má vyškolený kvalifikovaný tím odborníkov.
  • Aktualizácia iba keď to potrebuje klient, nie ste rukojemníkom ostatných používateľov — Aktualizácie sa stali bežnou súčasťou našich životov. Pravidelne sa nám aktualizuje firmware v telefóne, operačný systém v laptope. Aktualizácie sú bežnou súčasťou balíkového softvéru a riadia sa určitým plánom, ktorý definujú potreby trhu a jej široké publikum používateľov. Častokrát sa po vydaní väčšej aktualizácií zmení aj spôsob práce so softwarom, pribudnú či ubudnú funkcionality, čo ale môže znamenať vynaloženie ďalších prostriedkov na školenia a prispôsobenia sa novým pracovným postupom. Aktualizácie v prípade software na mieru sú vydané iba vtedy, keď ich klient skutočne potrebuje. Do týchto aktualizácií sa nepočítajú bezpečnostné a ktualizácie či záplaty systému, ale aktualizácie, ktoré upravujú funkcionality software. Klient má nad nimi úplnú kontrolu.
  • Change requests alebo rozšírenia o nové funkcionality bez obmedzení — Každý biznis chce rásť. Software na mieru môže tento proces priaznivo podporiť. Mnoho firiem v budúcnosti plánuje svoj software rozširovať o nové funkcionality. Viaceré spoločnosti už dlhé roky používajú rôzne typy softwarov a potrebovali by ich zjednotiť do jedného informačného systému. V tomto prípade je opäť ideálnou voľbou tvorba software na mieru. Modularita tohto riešenia klientovi umožňuje kedykoľvek vyvíjať a pridávať nové systémové celky, moduly a pritom súčasne používať aktuálnu verziu systému. Tento model v prípade balíkového software môže byť pomerne problematický. Úpravy na mieru v prípade balíkového softvéru musia byť individuálne komunikované s dodávateľom. Biznis model a technické riešenia dodávateľov balíkových softvérov sú orientované na potreby všeobecného zákazníckeho publika. Z tohto dôvodu software obsahuje funkcionality, ktoré využíva väčšinová vzorka jeho používateľov. Rozšírenie balíkového software predstavuje často nočnú moru pre klientov. Je neefektívne, vašu funkcionalitu dostanú všetci používatelia pričom zaplatili ste za ňu iba vy a nakoniec aj keď máte ochotu si funkcionalitu zaplatiť, dodávateľ balíkového software má právo odmietnuť vaše požiadavky nakoľko nekorešpondujú s jeho predstavami.
  • Žiadne poplatky za licencie alebo používateľské účty — Nemôžeme vynechať náklady na zaškolenie zamestnancov do používania softvéru. V prípade softvéru na mieru nie je potrebné vynaložiť toľko prostriedkov ako v prípade komerčného riešenia. Dôvody: Aplikácia na mieru je v súlade s pracovnými postupmi firmy, ktoré sú zamestnancom dobre známe a priamo ich podporuje.
  • Keďže systém obsahuje iba funkcionality, ktoré sú v spoločnosti skutočne potrebné, odpadá zbytočný informačný šum a software jeho používateľom jednoducho umožňuje nájsť či vykonať to, čo potrebujú.
  • Terminológia softwaru je prispôsobená spoločnosti.
  • Investícia v podobe vývoja softvéru na zákazku má svoje výhody napríklad aj v podobe absencie platieb za užívateľské licencie, hardware či rôzne rozšírenia. To môže priniesť veľkú finančnú úsporu v porovnaní s balíkovým softwarom.
  • Software na mieru je z účtovného hľadiska majetok firmy.

Softvér na zákazku je majetkom firmy či klienta a môže zvýšiť hodnotu podniku. Takýto softvér sa zaraďuje medzi dlhodobý nehmotný majetok, keďže sa počíta s horizontom dlhším ako 1 rok. Je možné ho preto daňovo odpisovať. Viac informácií o odpisovaní softvéru ako nehmotného majetku môžete nájsť tu.

Detailné porovnanie obstarávania software na mieru vs. balíkového riešenia

Ako sa teda rozhodnúť? Ktorou cestou sa vydať a prečo práve software na mieru je tou správnou voľbou?

Obe riešenia – balíkový software a software na zákazku majú svoje výhody aj nevýhody. Zamyslite sa aké sú vaše dlhodobé ciele a plány, finančné možnosti a problém, ktorý má software vyriešiť. Ak potrebujete software, ktorý pokryje potreby jednej úzkej oblasti, akou je napríklad účtovníctvo, bolo by zbytočné dať si vyvinúť software na mieru, keďže existuje mnoho spoľahlivých komerčných riešení. Ak má projekt či firma špecifické potreby, ktoré nenapĺňa aktuálna ponuka komerčných softwarov, počíta sa s progresívnym rastom firmy a súbežným rozširovaním softwarovej výbavy šitej na mieru pre workflow podniku, vývoj software na mieru môže priniesť mnoho benefitov a v dlhodobom horizonte ušetriť veľa peňazí.