GRYF reklamné štúdio vzniklo v roku 1995 ako jedna z mála slovenských reklamných agentúr bez zahraničnej účasti. Začínalo výstavbou prvej billboardovej plochy, dnes má v ponuke billboardy, bigboardy, megaboardy, backlighty aj reklamné fasády po celom Slovensku. V Žiline k tomu prevádzkuje mestský informačný systém. Portfólio dopĺňa tlač a potlač, výroba reklamných predmetov a grafické návrhy.

Sídli v žilinskej mestskej časti Bytčica a spolupracujeme s ním od roku 2012.

Východisková situácia

Prenájom reklamných plôch vyzerá zvonku jednoducho, v skutočnosti je to logistika. Každá plocha má svoju polohu, obsadenosť a cenu — a plôch je viac než 10 000. Ku každej kampani patrí výroba, rozvoz plagátov, samotný výlep a potom vyúčtovanie. Do toho vstupuje niekoľko oddelení naraz — obchod, logistika a distribúcia, fakturácia aj vedenie.

Kým časť týchto informácií žije v tabuľkách a časť v hlavách ľudí, firma naráža na strop. Nie preto, že by niekto robil chyby, ale preto, že údaje nie sú na jednom mieste a nikto nevidí celý obraz.

Čo sme urobili

Spolupráca nezačala programovaním, ale mapovaním procesov. Postupne sme digitalizovali chod agentúry naprieč všetkými oddeleniami:

  • Vedenie a kontroling — prehľad o obsadenosti plôch, rozpracovaných kampaniach a výkonnosti.
  • Obchodné oddelenie — evidencia dopytov, ponúk a objednávok reklamných plôch.
  • Distribúcia plagátov a reklamy — plánovanie rozvozu a výlepu naprieč Slovenskom.
  • Fakturačné oddelenie — podklady pre vyúčtovanie priamo z realizovaných kampaní.

Jadrom je informačný systém na mieru, ktorý sme pôvodne postavili na platforme .NET 4. Za roky spolupráce sme ho priebežne modernizovali až na .NET 10 — bez toho, aby firma musela systém vymeniť alebo prerušiť prevádzku.

Mobilná aplikácia pre vylepárov

Samostatnou časťou riešenia je mobilná aplikácia pre vylepárov vo forme PWA (Progressive Web App), teda pre externých pracovníkov, ktorí plochy fyzicky obsluhujú v teréne. PWA sme zvolili zámerne — externí pracovníci si nemusia nič inštalovať z obchodu s aplikáciami a aplikácia funguje rovnako na Androide aj iPhone. Práve oni sú posledným článkom celého reťazca a zároveň tým, ktorý je od kancelárie najďalej. Aplikácia ich napojila priamo na systém, takže informácia o vykonanej práci sa už nemusí zbierať dodatočne telefonicky ani papierovo.

Integrácie

Systém sme prepojili na fakturačný systém a na kuriérsku firmu, ktorá zabezpečuje rozvoz materiálu. Údaje si tak jednotlivé systémy odovzdávajú automaticky namiesto ručného prepisovania.

Výsledok

Podľa klienta priniesla digitalizácia štyri hlavné efekty:

  • Chybovosť klesla takmer na nulu — údaje sa zadávajú raz a systém nedovolí nezmyselnú kombináciu.
  • Úkony sa skrátili o hodiny — odbudlo prepisovanie údajov a dohľadávanie stavu zákaziek.
  • Prehľad pre vedenie — stav kampaní a obsadenosť viac než 10 000 plôch sú dostupné priebežne, nie ako mesačný report.
  • Rozvoj bez náboru ďalších ľudí — firma zvládla väčší objem práce s rovnakým tímom.

Systém dnes denne používa viac než 40 ľudí naprieč všetkými oddeleniami.

„S Braňom pravidelne konzultujeme zavádzanie digitalizácie procesov a následnú implementáciu do nášho IS. Jeho nápady nám šetria čas a peniaze, ktoré využívame na rozvoj spoločnosti.“

Ing. Ladislav Krčmárik, výkonný riaditeľ, GRYF

Čo si z toho odniesť

Trinásťročná spolupráca ukazuje niečo, čo sa pri výbere dodávateľa ľahko prehliadne: systém na mieru nie je jednorazová dodávka. Firma sa mení, pribúdajú oddelenia aj typy zákaziek — a softvér sa musí meniť s ňou. Migrácia z .NET 4 na .NET 10 prebehla postupne, počas bežnej prevádzky, práve preto, že sme systém celý čas udržiavali my.

Ak riešite podobnú situáciu, pozrite si, ako prebieha analýza procesov alebo vývoj systému na mieru.